Τα meetings είναι χρήσιμα όταν χρειάζεται συζήτηση, σύνθεση διαφορετικών απόψεων ή απόφαση σε θέμα με πραγματική αβεβαιότητα. Γίνονται προβληματικά όταν χρησιμοποιούνται για απλή μετάδοση πληροφοριών.

Αν το μεγαλύτερο μέρος μιας συνάντησης είναι άνθρωποι που διαβάζουν updates που θα μπορούσαν να έχουν γραφτεί, η ομάδα πληρώνει ακριβό φόρο συγχρονισμού.

Το πρώτο φίλτρο είναι να ξεκαθαρίζεις τι πρέπει να υπάρχει στο τέλος. Απόφαση; Feedback; Επίλυση συγκεκριμένου προβλήματος; Αν δεν υπάρχει σαφές αποτέλεσμα, το meeting έχει μεγάλη πιθανότητα να γίνει γενική συζήτηση.

Το δεύτερο είναι ποιος πραγματικά χρειάζεται να βρίσκεται εκεί. Η ενημέρωση μπορεί να σταλεί και μετά. Η παρουσία «για να ξέρει τι γίνεται» είναι ακριβή συνήθεια όταν εφαρμόζεται σε όλη την εταιρεία.

Η γραπτή επικοινωνία βοηθά επειδή αναγκάζει τον αποστολέα να οργανώσει τη σκέψη του. Ένα σύντομο memo πριν από σημαντική συζήτηση μπορεί να κάνει τη συνάντηση μικρότερη και πιο ουσιαστική.

Δεν χρειάζεται να μετατρέψεις την ομάδα σε ασύγχρονο πείραμα. Οι ανθρώπινες συζητήσεις έχουν τεράστια αξία. Ακριβώς γι’ αυτό αξίζει να προστατεύονται από meetings που υπάρχουν μόνο επειδή «έτσι το κάνουμε κάθε Πέμπτη».

Ο στόχος δεν είναι λιγότερη επικοινωνία. Είναι λιγότερος συγχρονισμός χωρίς λόγο και περισσότερος χρόνος για τη δουλειά που η επικοινωνία υποτίθεται ότι υποστηρίζει.